Preparación
Lo primero que debe hacer una entidad a la hora de pensar en adoptar el Marco de Referencia es alistarse como institución y preparar al equipo que hará las tareas. Es sencillo, hay que seguir cuatro pasos:
Paso 1: Entender el contexto del Marco de Referencia
En este momento las entidades deben entender y apropiarse del Marco de Referencia, de sus beneficios e implicaciones.
Al iniciar:
Los equipos deben tener en cuenta el Decreto GEL, el Manual GEL y los documentos del Marco de Referencia.
Al terminar:
Las entidades tendrán un entendimiento general del Marco de Referencia de Arquitectura, Manual GEL y su relación con la estrategia de GEL.
Durante este paso las entidades deben llevar a cabo unas actividades o tareas específicas:
- Revisar detalladamente el Decreto GEL
- Revisar, entender y analizar la estructura y contenido del Marco de Referencia
- Solicitar las visitas del equipo de acompañamiento del Ministerio TIC para facilitar la comprensión de los beneficios e implicaciones del Marco
Paso 2: Realizar un diagnóstico respecto al Marco
En este momento el equipo de trabajo responsable de la implementación del Marco de Referencia de AE, debe determinar la brecha de su entidad respecto al cumplimiento de los criterios, subcriterios y lineamientos definidos en el Manual de GEL y el Marco de Referencia de AE.
Al iniciar:
En el punto de partida se debe haber revisado los documentos del Marco de Referencia (especialmente los lineamientos) y el Manual GEL.
Al terminar:
Las entidades deben obtener el diagnóstico respecto al nivel de cumplimiento de los lineamientos del Marco de Referencia de AE.
Durante este paso las entidades deben llevar a cabo unas actividades o tareas específicas:
- Revisar los criterios, subcriterios y lineamientos del Manual GEL y el Marco de Referencia para determinar el nivel de cumplimiento de la entidad de manera cualitativa y cuantitativa.
Paso 3: Preparar la institución
La entidad debe adquirir y/o desarrollar las capacidades en términos de procesos, infraestructura y talento humano, que le permitirán adoptar el Marco de Referencia de AE.
Al iniciar:
Para empezar este paso las entidades deben contar con los documentos del Marco de Referencia de AE y el informe del diagnóstico realizado en la Etapa Anterior (Etapa 2).
Al terminar:
La entidad debe obtener la definición del esquema y del grupo de gobierno de Arquitectura Empresarial y la definición del proceso de AE.
Durante este paso las entidades deben llevar a cabo unas actividades o tareas específicas:
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Conformar un grupo de profesionales a cargo de las actividades asociadas al gobierno y gestión de la Arquitectura Empresarial al interior de la entidad.
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Identificar los roles, estructuras de decisión y procesos que se requieran para gestionar el proceso y los ejercicios de AE, los cambios a las prioridades, alineación con el gobierno de TI, la oficina de proyectos y otras instancias de la entidad.
Paso 4: Preparar el plan de acción
Esta etapa permite estructurar el conjunto de actividades que permitirán construir la arquitectura empresarial de la entidad. Producto de esta etapa serán los documentos preliminares de los términos de referencia para la contratación de una consultoría o empresa que diseñe la arquitectura empresarial de la entidad o proceso de negocio, en los casos donde la entidad posea los recursos para hacerlo.
Al iniciar:
El equipo conformado en este momento debe poseer y partir del diagnóstico que la entidad realizó respecto al nivel de adopción del Marco de Referencia, las iniciativas sectoriales, el mapa de ruta de proyectos estratégicos del Estado y el Plan Nacional de Desarrollo.
Al terminar:
En esta fase la entidad debe obtener el plan de acción para adoptar el Marco de Referencia y si tienen presupuesto para iniciar un proceso de Arquitectura empresarial, deberán poseer los documentos preliminares de los términos de referencia para la contratación del diseño de la arquitectura empresarial.
Durante este paso las entidades deben llevar a cabo unas actividades o tareas específicas:
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Preparar el plan de acción con la programación de los ejercicios de arquitectura empresarial que se realizarán en el corto plazo (6 meses a 1 año) y mediano plazo (1 a 2 años). Se deben incluir las fechas de inicio y finalización de cada ejercicio, las necesidades que se resolverán, los lineamientos, herramientas y artefactos que se aplicarán.
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Identificar las acciones que se deben seguir para personalizar los procesos de arquitectura empresarial e integrarlos a los procesos existentes en la entidad.
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Determinar si la entidad ya cuenta con una herramienta o software que permita administrar los ejercicios de AE, el repositorio y la evolución de la arquitectura empresarial en la entidad.
NOTA: Para conocer con más detalle la información, por favor descargue la G.GEN.02 Guía General de Adopción del Marco de Referencia de Arquitectura Empresarial
