Servicio de Mensajería Expresa

Servicio postal urgente que exige la aplicación y adopción de características especiales para la recepción, recolección, clasificación, transporte y entrega de objetos postales hasta de 5 kilogramos.

Descripción

Servicio postal que exige la aplicación y adopción de características especiales para la recepción, recolección, clasificación, transporte y entrega de objetos postales hasta de 5 kilogramos

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Pasos a seguir

Reunir documentos y cumplir condiciones

- Solicitud escrita indicando si es otorgamiento, prórroga, modificación o terminación de la licencia

- Estados financieros demostrando un capital social mínimo de mil (1.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes con corte al último año fiscal y el último trimestre del año en curso los cuales deben venir certificados por el representante legal de la sociedad y el revisor fiscal y/o contador público

- Relación de puntos de atención presentando una relación de los puntos de atención a los usuarios donde se recepcionan los objetos postales. Para cumplir con este requisito, la persona jurídica interesada debe acreditar que cuenta con una cobertura mínima de cuatro departamentos en el país, la cual incluye al menos un punto de admisión de correspondencia y paqueteo en cada departamento

- Certificar:

a) Contar con un coordinador general responsable de toda la operación postal para el buen manejo de los envíos, dentro del marco establecido por la reglamentación y la regulación sobre el particular, con experiencia acreditada al menos de tres años en cargos afines.

b) Deberá indicar el número de empleados dispuestos para la prestación del servicio, especificando el tipo de vinculación a la empresa (contrato laboral, de prestación de servicios, empresa de servicios temporales, cooperativa de trabajo u otros)

c) Copia de la licencia de uso del software utilizado para el rastreo de los objetos postales.

d) Certificado de registro de soporte lógico, expedido por la Dirección Nacional de Derecho de Autor adscrita al Ministerio del Interior y de Justicia, si el software utilizado para el rastreo de los objetos postales fue desarrollado por el operador.

e) Certificación suscrita por el representante legal de la persona jurídica interesada en prestar el servicio postal de mensajería expresa, donde conste que la empresa cuenta con los requisitos establecidos en los numerales, 2.3, y 2.4 del artículo primero de la presente resolución.Cuando se realicen envíos al exterior, el operador deberá acreditar que los objetos postales son objeto de revisión por parte de un sistema de escáner, mediante certificación expedida por la empresa interconectante internacional

- Informe de seguridad del área de tratamiento, deben contar con cámaras de vídeo, las cuales deben cubrir las áreas de manipulación de los objetos postales. Las imágenes deberán ser conservadas por lo menos dos (2) meses o en el caso en que la imagen respectiva sea objeto o soporte de una PQRD, o cualquier proceso de tipo judicial, hasta el momento en que sea resuelto.b.El área destinada para el tratamiento de los objetos postales debe contar con un sistema de contingencia contra incendios

Acreditar red propia o arrendada de transporte con capacidad para prestar el servicio en los tiempos pactados con los clientes.

a) Deben presentar una relación de los vehículos automotores que forman parte de la red, especificando cuáles son utilizados en transporte urbano y cuáles en transporte intermunicipal.
- En caso que la red de transporte sea propia deben relacionar los números de las licencias de propiedad de los vehículos automotores.
- En caso que la red se encuentre tercerizada bajo cualquier figura, deben presentar copia de la minuta de contrato o convenio que soporta la prestación del servicio de transporte, con la relación de los vehículos automotores
b) Para la red de transporte aéreo deben presentar el permiso de operación de las aeronaves expedido por la oficina de transporte aéreo de la Aeronáutica Civil.

Excepción: En caso de otorgamiento por primera vez

Verificación por la institución: Acreditar ser una persona jurídica legalmente establecida en Colombia y que su objeto social principal sea la prestación de servicios postales Certificación: La persona jurídica nacional interesada deberá disponer de una área mínima de 80 metros cuadrados en todos los sitios donde se realice el proceso de tratamiento de los objetos postales. Cuando la solicitud sea de mensajería en conexión con el exterior el área sera de 100 metros Documento: Plan detallado sobre las especificaciones técnicas de la red postal. Para los operadores que soliciten por primera vez su habilitación como operadores postales, el requisito dispuesto sobre estructura operativa se entenderá cumplido con la presentación de un Plan detallado sobre las especificaciones técnicas de la red postal que implementará para prestar sus servicios, el cual debe contemplar el cubrimiento nacional en el cual desarrollara su actividad dentro de los tres (3) meses siguientes a recibir la respectiva habilitación.

Excepción: En caso de los operadores de mensajería expresa conexión con el exterior

Certificación: Donde conste que su interconéctante internacional tiene presencia comercial en 20 países distribuidos al menos en tres continentes y autorización para operar en esos países, y que el acuerdo con dicho interconéctante cobija la prestación de los servicios del interconéctante al interconectado a dichos destinos.Esta certificación debe ser expedida por cualquiera de las siguientes agremiaciones internacionales a) CLADEC [Latín American Association of Express] b) CAPEC [Conference of Asia Pacific Express Carries] c) EEA [European Express Association]d) GEA [Global Express Association]e) XLA [Express Delivery and Logics Association].

Acreditación software de rastreo. a) Para garantizar el rastreo de los objetos postales los operadores de mensajería expresa deberá contar con un sistema de rastreo electrónico que permita la lectura de códigos de barras, o una tecnología equivalente o superior, donde se registre los siguientes eventos: - Llegada al punto de recepción o recolección en el domicilio - Salida del punto de recepción - Llegada al punto de distribución - En distribución - Realización del trámite aduanero en caso de envió internacional. Se deberá registrar la entrada y la salida del objeto postal. •Intento fallido de entrega. - Entrega final b) Manual técnico del software para el seguimiento de los Objetos Postales.

Descripción de procesos a) Descripción de la cadena de manipulación de los objetos postales, desde su recepción hasta su entrega. Mostrar diagrama de flujo completo b) Entregar diagrama de vigilancia, el cual debe incluir custodia, proceso de revisión en la recepción, embalaje de los envíos. Mostrar diagrama de flujo c) Descripción del procedimiento de backup, realizado para salvaguardar la información sensible como bases de datos, pruebas de entregas entre otros. Adjuntar diagrama de flujo d) Adicionalmente, cuando se solicite el servicio en conexión hacia el exterior se requerirá contar con sistemas de seguridad para manipular objetos postales por medio de escáneres. e) Contar con una página web en donde los usuarios puedan instaurar sus PQR online y publicar las condiciones de prestación del servicio
Presentar la solicitud y los documentos requeridos

Radicar la documentación en el Punto de atención presencial. (Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones- Bogotá, D. C. Lunes a Viernes 8:30 am - 4:30 pm, Cra. 8a # 12 - 13
Notificarse del resultado del tramite en el Punto de Atención Presencial del Mintic

La notificación deberá hacerla presencialmente ante el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, en el Punto de atención presencial
Pagar el valor de la contraprestación

El peticionario debe esperar la Liquidación de Derechos expedida por el Ministerio -Coordinación de Facturación y Cartera, una vez ejecutoriado el Acto Administrativo.

Cuenta con un plazo de 30 días para realizar el pago.

Puede consultar la liquidación en el SISTEMA ELECTRONICO DE RECAUDO
Registrarse en línea

Una vez se efectúe el pago de la contraprestación, el operador habilitado deberá inscribirse en el Registro de Operadores Postales, con lo cual quedará facultado para iniciar operaciones

Registro Postal - Solicitud de Usuario

Registrarse como operador postal - Acceso de usuarios