MGPTI.LI.CES.01

Cumplimiento normativo

Las entidades de la administración pública deben estructurar, gestionar y ejecutar proyectos de TI de tal forma que cumplan cabalmente con la ley, directrices, estándares y normas emitidas por los diferentes órganos del Estado y que apliquen en el ejercicio de su actividad.

Identificación de normativa aplicable al proyecto.

MGPTI.LI.CES.02

Banco de proyectos

Las entidades de la administración pública deben consolidar la información de los proyectos de TI generados desde cualquier ejercicio estratégico, de gestión o transformación digital. Adicionalmente, todos los documentos generados en el desarrollo de los proyectos deben almacenarse en un Repositorio Institucional de Proyectos.

Banco de proyectos registrado en el Repositorio de Proyectos.

MGPTI.LI.CES.03

Generación de valor público

Las entidades de la administración pública deben viabilizar los proyectos de TI que generen resultados relevantes para la sociedad directa o indirectamente, esta generación de valor debe ser estimada y medida.

Documento de inicio del proyecto, con ítem de valor generado diligenciado.

MGPTI.LI.CES.04

Oficina de Proyectos

Las entidades de la administración pública deben establecer un organismo que coordine una visión estratégica de la gestión de portafolios, programas y proyectos de TI. Adicionalmente, este organismo debe estandarizar y optimizar los procesos de la gestión de proyectos. La Dirección de Tecnología de Información o quien haga sus veces, debe establecer una oficina de gestión de proyectos en caso de que la entidad no cuente con este organismo.

Documentación de la Oficina de Proyectos en el Repositorio de Proyectos de la entidad.

MGPTI.LI.CES.05

Selección de metodología

Las entidades de la administración pública deben seleccionar la metodología (tradicional o ágil) más adecuada para gestionar cada proyecto de TI, de acuerdo con las características de este y de los lineamientos que dé la Oficina de Proyectos Institucional.

Documentación que muestre la utilización de una metodología de proyectos autorizada por la Oficina de Proyectos Institucional (en caso de que exista)

MGPTI.LI.CES.06

Liderazgo de Proyectos de TI

La Dirección de Tecnología de Información o quien haga sus veces, debe liderar la gestión y supervisión de los proyectos de TI o con componentes de TI.

Documentación del proyecto que muestre que el gerente o líder del proyecto de TI, pertenece a la Oficina de TI o a quien haga sus veces.

MGPTI.LI.PLA.01

Plan de Gestión del Proyecto

Las entidades de la administración pública deben documentar un plan que defina la forma en se realizará la ejecución de tareas y entregables, sin embargo, el cómo se realiza la tarea, se establece en los procesos definidos en la entidad; por ejemplo, en los procesos de análisis o desarrollo. En el plan de proyectos se deben incluir actividades asociadas a gestión de riesgos. En el plan se define quién (puede ser rol) hará qué y cuándo además de actividades de monitoreo y control del proyecto de TI; este plan estará adaptado a la metodología de gestión de proyectos que usen.

Todos los proyectos de TI deben contar con un Plan de Gestión del Proyecto; este plan debe incluir la documentación de todas las etapas definidas en esta guía (pueden usarse otro tipo de prácticas y herramientas-estas deben estar definidas por la Oficina de Proyectos o en el Sistema de Gestión de la entidad-).

MGPTI.LI.PLA.02

Definición de requerimientos

Las entidades de la administración pública deben definir y consolidar los requerimientos y los criterios de aceptación de los interesados que harán parte del alcance que desarrollará el proyecto de TI.

Como parte del Plan de Gestión del Proyecto deben caracterizarse los requerimientos, siguiendo las directrices de la(s) metodología(s) gestión de proyectos que use la entidad.

MGPTI.LI.EJC.01

Generación de entregables

Las entidades de la administración pública deben generar como resultado de la gestión de proyectos de TI un conjunto de entregables (documentos, productos o servicios) que cumplen con los criterios de aceptación y de calidad definidos, y que están enfocados en la generación de valor público de manera directa o indirecta.

Todo resultado generado como parte del proyecto debe almacenarse en el Repositorio de Proyectos, junto con la demás información del proyecto.

Productos, servicios o documentos que reflejan el resultado del proyecto.

MGPTI.LI.EJC.02

Medición del desempeño

Las entidades de la administración pública deben evaluar periódicamente el desempeño del proyecto de TI y tomar acciones que garanticen que los entregables se desarrollen satisfaciendo los objetivos, requerimientos y atributos de calidad y cumpliendo los tiempos definidos con el alcance y presupuesto acordado del proyecto.

Tablero de indicadores del proyecto y producto(s), medido periódicamente.

MGPTI.LI.EJC.03

Gestión de riesgos

Las entidades de la administración pública durante el ciclo de vida del proyecto deben identificar, analizar, evaluar continuamente la exposición y dar respuesta a los riesgos, de acuerdo con el apetito de riesgo y los procesos que para tal fin defina la entidad.

Documentación de respuesta a los riesgos materializados en el proyecto (si los hubo)

MGPTI.LI.EJC.04

Involucramiento de interesados

Las entidades de la administración pública deben involucrar de manera temprana y proactiva a los interesados, definir en el plan de gestión del proyecto cómo gestionarlos, mantener activa comunicación con ellos y gestionar sus preocupaciones e intereses para que contribuyan al éxito del proyecto.

Matriz de Comunicaciones del Proyecto.

Matriz de Interesados.

Registro de cambios, con resultado de la solicitud.

MGPTI.LI.CIO.01

Lecciones Aprendidas

Las entidades de la administración pública deben registrar como parte de la documentación del proyecto de TI en el Repositorio de Proyectos: las lecciones aprendidas, etapas se pueden documentar en cualquier etapa del proyecto y que en cierre se consolidan, así como los criterios de éxito o fracaso de las decisiones tomadas; esto con el fin de alimentar la base de conocimientos de la entidad. Esta documentación debe ser tenida en cuenta a la hora de definir y gestionar nuevos proyectos; el organismo encargado de la gestión de los proyectos debe comunicar estas lecciones para que forme parte del conocimiento de proyectos de la entidad.

Registro de lecciones aprendidas diligenciado

MGPTI.LI.CIO.02

Cierre contractual

Las entidades de la administración pública deben realizar los cierres de los contratos generados como parte del desarrollo de un proyecto, de acuerdo con los requerimientos de ley y los procesos que para tal fin defina la entidad.

Evidencias de los cierres de los contratos generados como parte del desarrollo del proyecto

MGPTI.LI.CIO.03

Evaluación de fines propuestos

Las entidades de la administración pública una vez los proyectos pasen a la etapa de operación, deben evaluar si los entregables están generando el valor esperado a la sociedad, de acuerdo con lo definido en los objetivos y alcance del proyecto.

Evidencia del valor generado a través del desarrollo del proyecto